Zusätzliche Angaben zu einem Teilnehmer pflegen
Am Ende steht am Konto einer Person, was du für Zertifikate, Rechnungen und Förderanträge brauchst, und die Liste zeigt dir, bei wem noch etwas fehlt.
Welche Angaben es gibt
Neben Name, E-Mail-Adresse und Rolle trägt jede Person sieben weitere Felder. Sie sind vorgegeben, du legst keine eigenen an, und von sich aus ist keines ein Pflichtfeld.
Geburtsdatum steht auf dem Zertifikat und in Förderanträgen und unterscheidet die Person von einer gleichnamigen.
Telefonnummer ist nur für die Erreichbarkeit rund um die Kurse gedacht, etwa wenn ein Termin kurzfristig verlegt wird.
Straße und Hausnummer, PLZ, Ort und Land sind die Anschrift für Rechnungen und Förderanträge; das Land ist ein Auswahlfeld, damit später nicht vier Schreibweisen desselben Landes in der Auswertung stehen.
Personalnummer braucht es nur, wenn ein Arbeitgeber die Weiterbildung bezahlt und die Teilnahme seiner Abrechnung zuordnet.
Wer sie einträgt
Beide Seiten können es. Der Teilnehmer pflegt seine Angaben selbst unter „Mein Konto" im Lernbereich, du pflegst sie in der Nutzerverwaltung: Person öffnen, im Tab Person auf „Bearbeiten", Angaben eintragen, „Änderungen speichern". Beim Anlegen einer neuen Person stehen dieselben Felder im Formular hinter „Weitere Angaben"; wird eine Angabe abgelehnt, bleibt das Formular mit deinen Eingaben offen und der Hinweis steht am Feld.
Unter jeder Beschriftung steht, wofür die Angabe gebraucht wird, und zwar in der Fassung für den, der sie liest. Wer nach seinem Geburtsdatum gefragt wird, soll im selben Blick sehen, wozu, und nicht erst in einer Datenschutzerklärung nachlesen müssen.
Wo du siehst, was fehlt
Die Teilnehmerliste hat dafür die Spalte „Angaben". Dort steht entweder „vollständig" oder, was fehlt, etwa „Geburtsdatum, Anschrift fehlt"; dieselbe Marke trägt der Kopf der Personenakte. Über den Filter dieser Spalte holst du mit „Es fehlt etwas" genau die Leute heraus, bei denen du nachfragen musst.
Gezählt wird in Gruppen, denn „Straße, PLZ, Ort und Land fehlen" ist viermal dieselbe Aussage. Eine Anschrift ohne Ort gilt dabei als unvollständig, weil sie als Anschrift nicht taugt.
Die Personalnummer steht bewusst nicht darin. Sie gibt es nur, wenn ein Arbeitgeber eine vergibt, und als fehlend gezählt trüge fast jede Zeile für immer eine Warnung.
Beim Import
Die Import-Vorlage hat für alle sieben Angaben eine Spalte, und beim Einlesen erkennt konerio auch abweichende Überschriften wie „Geburtstag", „Handy" oder „Postleitzahl". Ein Datum wird in die Form gebracht, die die Prüfung erwartet, du musst also nicht umformatieren. Erzeugst du die Vorlage aus einem Kurs heraus, kannst du einzelne dieser Angaben als Pflicht kennzeichnen; dann muss die Datei sie füllen.
Was die Prüfung ablehnt. Ein Datum in der Zukunft, eine offensichtlich vertippte Jahreszahl weit in der Vergangenheit, ein unbekanntes Land oder eine zu lange Eingabe werden abgewiesen, und dann wird nichts gespeichert. Die Meldung nennt die Angabe, um die es geht.
Angaben vor einer Buchung verlangen
Unter Einstellungen → Unternehmen steht die Gruppe „Angaben der Lernenden" mit einem Kästchen je Feld. Was du anhakst, verlangt deine Akademie, bevor sich jemand in einen Kurs einschreibt oder ihn kauft. Unter jedem Kästchen steht, wofür die Angabe gebraucht wird.
Fehlt einem Lernenden eine angehakte Angabe, führt sein Klick auf „Einschreiben" oder „Kaufen" zuerst auf eine Seite mit genau diesen Feldern. Trägt er sie ein, geht es im selben Zug weiter in den Kurs oder in die Kasse; er muss nichts zweimal suchen.
Gefragt wird überall dort, wo ein Mensch sich selbst in einen Kurs bringt. Das sind fünf Wege: die Einschreibung aus dem Katalog, die Buchung eines Termins, der Kauf über die Kasse, der Kauf ohne Konto von deiner Website aus und die Einlösung eines Platzes aus einer Sammelbuchung. Bei den beiden letzten stehen die Felder im selben Formular wie Name und E-Mail-Adresse, weil es das Konto dort noch gar nicht gibt.
Wer seine Angaben schon gepflegt hat, wird auf keinem dieser Wege ein zweites Mal danach gefragt.
Ein Weg fragt nicht, und das mit Absicht. Wenn du selbst eine Person anlegst, eine Liste einspielst oder jemanden in einen Kurs einschreibst, bleiben alle sieben Felder freiwillig. Du sollst kein fremdes Geburtsdatum erfinden müssen, um jemanden einschreiben zu können.
Stattdessen zeigt dir die Teilnehmerliste die Spalte „Pflichtangaben". Dort steht je Person, welche der von dir verlangten Angaben noch fehlt, und über den Filter dieser Spalte holst du dir alle heraus, bei denen du nachfragen musst. Die Spalte erscheint erst, sobald du mindestens eine Angabe verlangst.
Bestehende Angaben bleiben, wie sie sind. Wer seine Angaben schon gepflegt hat, merkt von der Pflicht nichts, und ein Wert, der über einen Einschreibe-Link hereinkommt, überschreibt keinen vorhandenen.
Wenn dein Paket die Angaben nicht enthält
Die Profilfelder gehören zu einem größeren Paket. Fehlt es, kommst du weiter mit Name, E-Mail-Adresse und Rolle durch, aber ein eingetragener Wert in einem der sieben Felder wird abgelehnt statt still verworfen, und die Meldung sagt es dir. Verlangen kannst du die Angaben dann auch nicht: Die Kästchen stehen gesperrt, und ein früher gesetzter Haken wirkt nicht.
Was du schon eingetragen hast, bleibt dabei erreichbar, sichtbar und im Datenexport; gesperrt ist das Pflegen, nicht der Bestand. Brauchst du die Felder, schreib uns wegen eines Paketwechsels.