Warteliste verwalten

Warteliste verstehen

Die Warteliste nimmt Interessenten für einen ausgebuchten Termin auf, mit Konto im Lernbereich und ohne Konto auf der öffentlichen Kursseite. Frei gewordene Plätze gehen ohne manuelle Vergabe an die nächste Person: konerio reserviert sie automatisch und versendet eine E-Mail mit dem Link zur Buchung.

Voraussetzungen

• Paket: Die Warteliste ist in den Paketen Plus, Max und Unlimited enthalten.

• Termin: Eintragen ist an einem Termin mit Status „Offen (buchbar)“ und erreichter Kapazität möglich, bis zum Anmeldeschluss oder zum Ende des Termins.

• Geschlossener Termin: Ein Termin mit Status „Ausgebucht (geschlossen)“ oder ohne Kapazität hat keine Warteliste.

Eintragen durch Lernende und Gäste

Mit Konto

• Lernende klicken an einem ausgebuchten Termin auf Auf die Warteliste setzen, im Katalog, auf der Kursseite und unter „Termine“.

• Mit Von der Warteliste austragen löschen Lernende ihren Eintrag nach einer Rückfrage selbst.

Ohne Konto

• Gäste tragen sich auf der öffentlichen Kursseite oder im Checkout mit Name und E-Mail-Adresse ein. Hinterlegte rechtliche Bestätigungen der Akademie bestätigen sie wie beim Kauf.

• Der Eintrag erhält erst nach der Bestätigung über den Link in der E-Mail eine Position. Der Link gilt eine begrenzte Zeit, ein unbestätigter Eintrag wird danach gelöscht.

• Über den Link in der E-Mail zur Bestätigung und in der E-Mail „Platz reserviert“ tragen sich Gäste selbst wieder aus.

Reservierung freier Plätze nachvollziehen

• Ein Platz wird frei durch eine Stornierung, eine abgebrochene Zahlung, eine erhöhte Kapazität oder das Austragen einer Person mit Reservierung.

• konerio reserviert den Platz für den ersten bestätigten Eintrag der Warteliste. Die Person erhält die E-Mail „Platz reserviert“ mit Termin, Ende der Reservierung und dem Link „Jetzt buchen“.

• Gebucht wird wie bei jeder anderen Buchung, mit Zahlung, auf Rechnung oder kostenlos. Mit der Buchung wird der Eintrag gelöscht.

• Ohne Buchung bis zum Ende der Reservierung erhält der Eintrag den Stand „Reservierung abgelaufen“, und der Platz wird für den nächsten Eintrag reserviert.

Reservierungsfrist festlegen

• Öffne Einstellungen → Kurse & Teilnehmer → Einladungen.

• Trage in der Karte „Warteliste“ unter „Reservierungsfrist“ einen Wert zwischen 12 und 168 Stunden ein.

• Klicke in der Karte „Warteliste“ auf Speichern.

• Ohne eigenen Wert gilt eine Frist von 48 Stunden, höchstens bis zum Anmeldeschluss oder zum Ende des Termins.

• Eine laufende Reservierung behält ihr Ende. Die neue Frist gilt für jede künftige Reservierung.

Warteliste eines Termins bearbeiten

• Öffne den Kurs in der Kursliste.

• Wechsle auf der Kursseite in den Bereich Termine und öffne den Termin.

• Der Abschnitt Warteliste folgt auf den Abschnitt „Status & Buchung“.

Tabelle

• Die Spalte „Position“ zeigt die Reihenfolge der bestätigten wartenden Einträge.

• Die Spalte „Art“ zeigt „Konto“ oder „Gast“, die Spalte „Stand“ zeigt „Wartet“, „Reserviert bis …“, „Unbestätigt“ oder „Reservierung abgelaufen“.

• Die Suche findet Einträge über Name und E-Mail-Adresse.

Aktionen im Überlaufmenü (⋯)

• An erste Stelle setzen: Die Person steht vor allen anderen wartenden Einträgen. Ein freier Platz wird sofort für sie reserviert.

• Von der Warteliste entfernen: Der Eintrag wird gelöscht und ein reservierter Platz freigegeben. Bei einem bestätigten Eintrag an einem kommenden Termin erhält die Person eine E-Mail.

Mail nicht versendet

• Scheitert der Versand der E-Mail beim Entfernen, wird die Adresse im Kasten „Mail nicht versendet“ über der Tabelle angezeigt.

• Mail erneut senden versendet die E-Mail nach einer Rückfrage erneut, bis zum Ende des Termins.

• Steht die Person inzwischen wieder auf der Warteliste oder hat sie den Termin gebucht, entfällt die E-Mail.

Rechte

• Administratoren ohne einschränkende Firmenrolle sehen die Warteliste und führen alle Aktionen aus.

• Trainer, die die Teilnehmer des Termins sehen, sehen die Liste ohne Aktionen.

• Administratoren mit einschränkender Firmenrolle sehen den Abschnitt nicht.

Sonderfälle beachten

• Einschreibung durch die Akademie: Eine Einschreibung hat Vorrang und kann dafür eine Reservierung aufheben. Der Eintrag steht dann wieder auf der Warteliste, und die Person erhält die E-Mail „Reservierung aufgehoben“.

• Paketwechsel: Nach einem Wechsel in das Paket Core sind keine neuen Einträge möglich. Bestätigte Einträge bleiben erhalten, und die Aktionen im Abschnitt „Warteliste“ bleiben verfügbar.

• Unbestätigte Gäste: Nach einem Wechsel in das Paket Core lassen sich unbestätigte Einträge von Gästen nicht mehr bestätigen.

• Speicherdauer: Einträge werden 30 Tage nach dem Ende des Termins gelöscht, Einträge mit Konto außerdem mit dem Konto.