Einen Termin für mehrere Kurse anlegen
Am Ende steht dein Prüfungstermin einmal da, gilt für alle zugeordneten Kurse, und die angemeldeten Personen stehen an einer Stelle.
Wofür ein Prüfungstermin da ist
Ein Kurstermin gehört zu genau einem Kurs. Manche Termine gelten aber für mehrere Kurse auf einmal, etwa eine Prüfung bei einer externen Stelle, die deine Teilnehmer aus vier verschiedenen Lehrgängen gemeinsam ablegen. Dafür gibt es Prüfungstermine im Bereich Terminplan. Du legst den Termin einmal an, ordnest ihm seine Kurse zu und meldest die Personen an.
Deine gewöhnlichen Kurstermine bleiben davon unberührt. Sie stehen weiter im Kurs, im Kalender und im Angebot; ein Prüfungstermin steht nur auf seiner eigenen Seite und im Tab „Termine" der zugeordneten Kurse.
Einen Prüfungstermin anlegen
Der Button Prüfungstermin anlegen öffnet ein Fenster über der Liste. Darin gibst du an:
Art ist ein freies Wort und steht mit „Prüfung" vorbelegt. Wer Infoabende oder Exkursionen zentral führt, schreibt sie einfach hinein.
Titel ist der Name, unter dem der Termin in jeder Liste steht.
Tage pflegst du als kleine Liste. „Tag hinzufügen" hängt eine Zeile an, das „×" nimmt eine weg; je Tag stehen Datum, Beginn, Ende und ein Hinweis wie „Einlass ab 08:30 Uhr".
Ort ist entweder eine Anschrift oder ein Online-Zugang. Die Felder erscheinen, sobald du dich entschieden hast.
Plätze ist freiwillig. Bleibt das Feld leer, hat der Termin keine Platzzahl und nimmt jeden auf, der dazugehört.
Anmeldeweg entscheidet, wer einträgt: die Akademie, oder die Lernenden selbst.
Unten im Fenster wählst du die Kurse. Die Liste zeigt die ersten fünfundzwanzig, „Weitere laden" holt den nächsten Schwung, und das Suchfeld schneidet sie zu. Die Kästchen bleiben dabei gesetzt, auch wenn ein gewählter Kurs gerade nicht in den Treffern steht. Ein Termin ohne Kurs darf gespeichert werden; er trägt dann in der Liste die Marke „Noch kein Kurs" und wird erst sichtbar für Lernende, wenn ihm ein Kurs zugeordnet ist.
Die Liste sortieren, zuschneiden und mehrere auf einmal bearbeiten
Die Liste verhält sich wie die Nutzerliste. Über den Spaltenköpfen sortierst du nach Datum, Titel oder Angemeldet; unter „Spalten" blendest du aus, was du gerade nicht brauchst. Deine Ansicht bleibt beim nächsten Besuch stehen, und „Zurücksetzen" führt auf den Anfangszustand zurück.
Links an jeder Zeile sitzt ein Kästchen. Sind Zeilen gewählt, erscheint unten eine Leiste mit Absagen und Löschen. Beide fragen erst nach und nennen dabei die Zahl der gewählten Termine; danach sagt eine Meldung, wie viele durchgingen und wie viele stehen blieben. Am Handy schaltest du die Kästchen über „Auswählen" ein.
Kurse und Personen sind überall Wege: In der Zeile führt jeder Kurs-Chip in seinen Kurs, „+2 Kurse" öffnet die Zusammenfassung, und dort führt jede angemeldete Person in ihre Akte.
Kurse zuordnen und Personen anmelden
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Zusammenfassung: die Prüfungstage mit ihren Zeiten und je Tag eine Kalender-Datei, Ort und Anmeldung, die zugeordneten Kurse und die angemeldeten Personen mit Firma, Gruppe und Kurs. Unten liegen die drei Handgriffe Kurse zuordnen, Personen anmelden und Bearbeiten; dieselben stehen im Menü jeder Zeile.
Im Fenster Personen anmelden steht eine Suche über Name, Firma, Gruppe und Kurs. Die Liste zeigt die ersten fünfundzwanzig, „Weitere laden" holt den nächsten Schwung, und die gesetzten Haken bleiben dabei stehen.
Anmelden kannst du nur Personen, die in einem der zugeordneten Kurse eingeschrieben sind. Die Zuordnung eines Kurses macht seine Eingeschriebenen sichtbar, meldet aber niemanden an; das bleibt dein Schritt. Hat der Termin eine Platzzahl und ist sie erreicht, steht in der Liste „Ausgebucht", und weitere Anmeldungen kommen nicht durch.
Aus einem Kurs heraus geht es schneller: Im Tab Teilnehmer wählst du die Personen an und nimmst die Sammelaktion Zum Prüfungstermin anmelden. Zur Wahl stehen dort nur Termine, denen dieser Kurs zugeordnet ist. Danach sagt die Meldung, wie viele angemeldet wurden, wer schon angemeldet war und für wen kein Platz mehr frei war.
Eine einzelne Person meldest du in der Zusammenfassung über das „×" neben ihrem Namen wieder ab. Ihr Platz wird dabei frei, ihre Einschreibung im Kurs bleibt.
Absagen, bearbeiten, löschen
Im Menü der Zeile liegt Absagen. Du gibst einen Grund an, den die Angemeldeten lesen, und kannst danach die angemeldeten Personen anschreiben; die Nachricht schreibst du selbst, konerio verschickt von sich aus keine. Die Anmeldungen bleiben bei einer Absage stehen, damit die Angemeldeten sehen, was mit ihrem Termin ist.
Über denselben Weg änderst du später den Grund oder nimmst die Absage zurück.
Ein Prüfungstermin mit Anmeldungen wird nicht gelöscht. Sage ihn ab, statt ihn zu löschen: Dann bleibt nachvollziehbar, wer angemeldet war. Löschen steht offen, solange niemand angemeldet ist.
Wo der Termin sonst noch auftaucht
Im Kurs steht er im Tab Termine in einem eigenen Abschnitt unter den Kursterminen, mit Zeitraum, Ort, Belegung und Zustand. Geändert wird er dort nicht; der Button „Alle Prüfungstermine" führt zurück auf die Seite. In der Personenakte steht unter der Kurszeile „Angemeldet für Prüfung am …" mit dem Weg „Prüfung öffnen".
Was deine Lernenden sehen
Sobald dem Termin ein Kurs zugeordnet ist, steht er bei jeder Person, die in diesem Kurs eingeschrieben ist: unter „Meine Termine" in einem eigenen Abschnitt „Prüfungstermine", im Monatskalender an jedem Prüfungstag und im Kurs selbst im Tab „Termine". Eine Marke sagt ihr, wie es um sie steht: angemeldet, über Akademie, Selbstanmeldung oder abgesagt.
Steht der Anmeldeweg auf Lernende melden sich selbst an, trägt die Karte an beiden Stellen die Buttons „Anmelden" und „Abmelden", solange Plätze frei sind und der Termin nicht vorbei ist. Steht er auf „Die Akademie trägt Personen ein", liest die Person nur den Hinweis darauf.
Jede Anmeldung bestätigt konerio der Person per E-Mail, gleich ob du sie eingetragen hast oder sie sich selbst. Vor dem ersten Prüfungstag geht eine Erinnerung hinaus, mit demselben Vorlauf und demselben Schalter wie die Erinnerung vor einem Kurstermin (Einladungen). Angemeldete können jeden Prüfungstag als Kalenderdatei mitnehmen.
Findest du einen Termin nicht, sieh auf die Werkzeugzeile im Kopf der Liste. „Kommend" blendet alles aus, was vorbei ist; „Vergangen" zeigt genau diese. Die Jahre stehen als eigene Chips daneben; „Art" und „Kurs" sind Felder: Ein Klick öffnet eine Liste mit eigener Suche, und der gewählte Wert steht danach im Feld und lässt sich über das „×" daneben wegnehmen. Links davon steht die Suche, rechts „Zurücksetzen".
Steht bei einer Person „nicht in einem zugeordneten Kurs eingeschrieben", fehlt der Kurs am Termin oder die Einschreibung im Kurs. Ordne den Kurs zu oder schreibe die Person zuerst in ihn ein.