Termine aus einer Datei importieren
Am Ende stehen die Termine deines Jahresplans in konerio, und ein Bericht sagt Eintrag für Eintrag, was daraus geworden ist.
Zwei Dateiarten
Der Import liest eine Tabelle oder einen Kalender. Eine Zeile beziehungsweise ein Kalendereintrag wird ein Termin.
CSV ist die Tabelle aus Excel oder einem anderen Tabellenprogramm, mit einer Kopfzeile.
Kalender-Dateien mit der Endung .ics kommen aus Outlook, Google oder Apple und tragen weniger Angaben.
In der Tabelle sind die Spalten „kurs", „beginn" und „ende" Pflicht, alle übrigen sind freiwillig. Im Kalender nennt der Titel des Eintrags den Kurs, und Beginn und Ende stehen als DTSTART und DTEND. Spalten, die deine Datei nicht führt, bleiben an bestehenden Terminen unverändert; eine geführte, aber leere Zelle leert das Feld.
Plätze, Preis und Anmeldeschluss stehen in keinem Kalender und bleiben nach einem Import aus einer .ics-Datei leer. Serientermine kann der Import noch nicht: Ein Eintrag mit Wiederholungsregel wird abgelehnt und namentlich genannt, statt stillschweigend als einzelner Termin zu landen. Zum Herunterladen stehen eine CSV-Vorlage, die schon die Kurse deiner Akademie trägt, und ein Beispiel-Kalender.
Erst die Vorschau, dann der Import
Auf der Seite Terminplan, Import lädst du die Datei hoch oder fügst die Zeilen in das Textfeld ein. Vorschau prüfen rechnet den Lauf durch, ohne etwas zu schreiben: Du siehst, welche Einträge durchgehen, welche abgelehnt werden und welche Kurse darin vorkommen. Geschrieben wird erst mit Import starten.
Kennt konerio einen Kurs aus der Datei nicht, bietet die Vorschau an, ihn als Entwurf anzulegen. Das Kästchen dafür lebt in der Vorschau und gilt nur für die Datei, die du gerade geprüft hast. Ohne Kreuz wird jede Zeile mit einem unbekannten Kurs abgelehnt.
Neu angelegte Termine stehen wie von Hand angelegte auf „Geplant (nicht buchbar)". Buchbar werden sie erst, wenn du im Terminplan oder am Termin selbst den Status setzt.
Der Bericht
Nach dem Lauf steht oben ein Bericht: wie viele Kurse als Entwurf entstanden sind, wie viele Termine angelegt und wie viele aktualisiert wurden, und wie viele Einträge abgelehnt sind. Jeder abgelehnte Eintrag steht mit seiner Zeilennummer und seinem Grund darin, etwa „Kein Kurs mit dieser Bezeichnung" oder „Das Ende liegt vor dem Beginn". Ist auch nur einer abgelehnt, ist der Bericht rot umrandet und die Überschrift sagt es.
Abgelehnte Einträge halten den Rest nicht auf. Was in Ordnung ist, wird übernommen, und du korrigierst nur die genannten Zeilen und lädst die Datei erneut hoch.
Dieselbe Datei ein zweites Mal
Ein zweiter Lauf über dieselbe Datei verdoppelt nichts. Ohne eigene Nummer erkennt konerio einen Termin an Kurs und Beginn; hat sich der Beginn in der Datei geändert, entsteht allerdings ein zweiter Termin, und der alte bleibt stehen. Trägt die Zeile eine eigene Termin-Nummer, in der Tabelle die Spalte „kennung" und im Kalender die UID, wird auch ein verschobener Termin getroffen und aktualisiert.
Ein Lauf, der gebuchte Termine verschiebt, erinnert erneut. Die Angemeldeten bekommen vor dem neuen Beginn eine zweite Erinnerung, eine Nachricht über die Verlegung selbst verschickt konerio aber nicht.
Wenn die ganze Datei abgelehnt wird
Manche Fehler treffen die Datei als Ganzes und nicht eine einzelne Zeile. Fehlt in der Kopfzeile „kurs", „beginn" oder „ende", steht „Kopfzeile unvollständig" da; ist in einer Kalender-Datei ein Block nicht geschlossen, steht „Kalender-Datei unvollständig" da. Übernommen wird in diesen Fällen nichts.
Das ist Absicht, denn ein halber Import ließe sich nicht zurücknehmen und die Einträge dahinter wären keinem Termin mehr sicher zuzuordnen. Ergänze die Kopfzeile oder lade den Kalender in deinem Programm neu herunter, dann läuft die Datei durch.