Firmenrollen anlegen und vergeben
Am Ende sieht eine Person nur die Teilnehmer, die zu ihr gehören: ihre Firma, ihre Gruppen oder nur sich selbst.
Was eine Firmenrolle ist
Eine Firmenrolle besteht aus einem Namen und einem Sichtbereich. Der Sichtbereich beantwortet eine einzige Frage: Welche Teilnehmer sieht diese Person? Den Namen wählst du so, wie der Firmenkunde die Aufgabe nennt, etwa „Marktleiter/in" oder „Ausbildungsleitung".
Damit arbeiten Menschen eines Firmenkunden oder eine Standortleitung in deiner Akademie mit, ohne die Teilnehmer anderer Betriebe zu sehen. Was ein Administrator oder Trainer mit einer solchen Rolle sonst noch darf, steht im Artikel Rollen und Rechte.
Die vier Sichtbereiche
„Alle Teilnehmer" schränkt nichts ein und gibt der Person nur einen Namen.
„Nur die eigene Firma" zeigt die Teilnehmer derselben Firma.
„Nur die eigenen Gruppen" zeigt die Teilnehmer aus denselben Gruppen.
„Nur sich selbst" zeigt keine anderen Teilnehmer, nur die eigene Zeile.
Der Sichtbereich sagt nur, nach welcher Regel gefiltert wird. Welche Firma und welche Gruppen gemeint sind, kommt von der Person selbst: Zwei Menschen mit derselben Firmenrolle sehen Verschiedenes, wenn sie in verschiedenen Firmen oder Gruppen sind.
Eine Firmenrolle anlegen
Im Bereich Nutzer steht über der Liste der Button Firmenrollen. Er öffnet einen Drawer mit allen Rollen, ihrem Sichtbereich und der Zahl der Personen, die sie tragen. Unter „Neue Firmenrolle" gibst du Namen und Sichtbereich ein und klickst „Firmenrolle anlegen".
„Bearbeiten" ändert Namen und Sichtbereich einer Rolle, und die Änderung gilt sofort für alle, die sie tragen. „Aus der Auswahl nehmen" nimmt sie niemandem weg: Wer sie trägt, behält sie samt Sichtbereich, sie steht nur nicht mehr zur Wahl.
Eine Firmenrolle vergeben
Öffne die Akte der Person und dort den Tab „Person & Zugehörigkeit". Im Kasten „Firmenrolle" stehen ihre Rolle und was sie sieht; „Firmenrolle ändern" öffnet die Auswahl, und „Keine Firmenrolle" hebt jede Einschränkung auf.
In der Nutzerliste zeigt die Spalte „Firmenrolle", wer welche trägt; du kannst nach ihr filtern, und sie geht mit in den Export. Firmenrollen vergibt nur ein Administrator ohne Einschränkung, und niemand setzt seine eigene.
Was eine Firmenrolle begrenzt
Sie begrenzt jede Liste mit Personen: die Nutzerliste, Teilnehmer, Ergebnisse und Anwesenheit eines Kurses, die Listen der Startseite und jeden Export. Mails, die eine Person nennen, etwa eine fällige Freigabe, gehen nur an Administratoren, deren Sichtbereich sie enthält.
Bei einem Administrator begrenzt eine einschränkende Firmenrolle auch das Menü und das Ändern: Einstellungen und Verkauf fehlen, Prüfungen liest er nur, und einen Kurs ändert er nur, wenn er zu dessen Terminen als Trainer eingeladen ist, auch nach Absage oder Ablauf. Bei einem Trainer bleibt das Menü, wie es ist; er sieht in seinen Kursen nur die Personen seines Sichtbereichs.
Wenn jemand niemanden sieht
Sieht eine Person mit Firmenrolle in ihren Listen niemanden außer sich selbst, fehlt ihr meist die Firma oder die Gruppe. „Nur die eigene Firma" ohne Firma und „Nur die eigenen Gruppen" ohne Gruppe zeigen nur die eigene Zeile.
Trag ihr in der Akte, Tab „Person & Zugehörigkeit", die Firma oder eine Gruppe ein. Ab dem nächsten Seitenaufruf sieht sie die Teilnehmer, die dazugehören.