Rollen und Rechte: wer was sieht und ändert
Am Ende weißt du, was ein Administrator, ein Trainer und ein Lernender in deiner Akademie sieht und ändert, was eine Firmenrolle daran begrenzt und wo du beides einstellst.
Zwei Einstellungen an jeder Person
Jede Person trägt eine Rolle: Lerner, Trainer oder Administrator. Die Rolle entscheidet, welche Bereiche ihr offenstehen. Dazu kann sie eine Firmenrolle tragen, die entscheidet, wessen Daten sie in diesen Bereichen sieht.
Beides steht im Bereich Nutzer als eigene Spalte und in der Akte jeder Person. Wie eine Firmenrolle entsteht und wem du sie gibst, steht im Artikel Firmenrollen anlegen und vergeben.
Administrator ohne Einschränkung
Ein Administrator ohne Firmenrolle hat keine Einschränkung, ebenso einer mit einer Firmenrolle „Alle Teilnehmer". Er sieht und ändert alles in der Verwaltung: Kurse, Termine, Prüfungen, Personen, Verkauf und Einstellungen.
Nur er legt Kurse an, dupliziert sie und löscht sie.
Nur er vergibt Rollen und Firmenrollen und ordnet Firmen und Gruppen zu.
Nur er sieht Bestellungen, Rechnungen, Gutscheine und Umsatz der ganzen Akademie.
Nur er öffnet die Einstellungen der Akademie samt Datenexport.
Nur er pflegt Prüfungstermine, importiert Termine und lädt Trainer ein.
Administrator mit einschränkender Firmenrolle
Trägt ein Administrator eine Firmenrolle „Nur die eigene Firma", „Nur die eigenen Gruppen" oder „Nur sich selbst", sieht er in jeder Personenliste nur die Menschen dieses Sichtbereichs. Das gilt für die Nutzerliste, für Teilnehmer, Ergebnisse und Anwesenheit eines Kurses, für die Listen der Startseite und für jeden Export.
Im Menü fehlen ihm die Einstellungen, der Verkauf, die Firmenkunden, der Terminimport und der Import der Fragensammlung. Preise liest er, ändert sie aber nicht.
Kurse, Bereiche, Turnusse, Termine, Prüfungstermine, Prüfungen und die Fragensammlung liest er nur. An seinen Leuten sieht er Anwesenheit, Ergebnisse und offene Freigaben, ohne sie zu erfassen.
Ist er zu einem Termin eines Kurses als Trainer eingeladen, auch nach Absage oder Ablauf, ändert er diesen Kurs und seine Termine und erfasst dort Anwesenheit, Bewertung und Freigabe. Prüfungen und die Fragensammlung ändert er auch dann nicht, Bereiche und Turnusse legt er nicht an, und einen Kurstag schließt er nicht ab, weil der Abschluss für jede Firma gilt.
Prüfungstermine meldet er für seine eigenen Leute an und ab. Die Zahlungen seiner Leute findet er in deren Akte.
Personen legt er nur mit „Nur die eigene Firma" an, dann in dieser Firma und als Lernende; löschen kann er nur Lernende. Rollen, Firmenrollen, Firmen und Gruppen vergibt er nicht, auch nicht an seinem eigenen Konto.
Trainer
Ein Trainer sieht die Kurse, zu deren Terminen er eingeladen ist, auch nach Absage oder Ablauf der Einladung. Andere Kurse deiner Akademie stehen weder in seiner Liste noch in seiner Suche und lassen sich nicht öffnen, auch nicht in der Lernansicht.
Seine Kurse baut er aus: Module, Lektionen, Termine, Kurstage, Anwesenheit und Feedback. Einen Kurs anlegen, duplizieren oder löschen kann er nicht.
Bereiche und Turnusse legt er selbst an und ändert sie, solange er sie angelegt hat und nur seine Kurse darin liegen. In deine Bereiche ordnet er seine Kurse ein, in einen deiner Turnusse nur, wenn dort schon einer seiner Kurse liegt; die Reihenfolge der Bereiche legst nur du fest. Liegen in einem Turnus auch fremde Kurse, sieht er darin nur seine.
Prüfungen und die Fragensammlung sieht und ändert er. Bewerten kann er nur Versuche aus seinen Kursen, und Zertifikate gibt er an seinen Kursen frei.
Preise, Gutscheine und Umsätze sieht er nirgends: In seiner Kursliste fehlt die Spalte „Preis", am Kurs der Tab „Preise & Codes", und an keinem Termin trägt er einen Preis ein. Die Nutzerliste, die Akten der Personen, die Mediathek und die Prüfungstermine stehen ihm nicht offen.
Aus der Mediathek wählt er nur Dateien, die schon an einem seiner Kurse hängen. Die Listen seiner Startseite nennen nur Menschen aus seinen Kursen, und der Block „Verkauf" fehlt dort.
Trägt ein Trainer eine einschränkende Firmenrolle, sieht er auch in seinen Kursen nur die Personen seines Sichtbereichs und schließt keinen Kurstag ab. Wer bei dir unterrichtet, siehst du im Bereich Trainer.
Lernende
Lernende sehen die Verwaltung nicht. Sie arbeiten im Lernbereich mit ihren Kursen, Terminen und Prüfungsterminen, ihren Zertifikaten und im Konto mit ihren Rechnungen. Eine Firmenrolle wirkt bei ihnen nicht, weil sie keine Personenlisten sehen.
Soll jemand alles sehen?
Gib ihm die Rolle Administrator und keine Firmenrolle. Soll er dabei einen Namen wie „Geschäftsführung" tragen, nimm eine Firmenrolle mit „Alle Teilnehmer"; sie schränkt nichts ein.
Soll ein Trainer Preise sehen oder Kurse anlegen, gib ihm die Rolle Administrator. Beide Rollen belegen denselben Sitz deines Pakets.
Soll jemand bei einem Firmenkunden nur die eigenen Leute sehen, gib ihm die Rolle Administrator und eine Firmenrolle „Nur die eigene Firma". Er arbeitet dann in der Verwaltung mit, ohne fremde Teilnehmer zu sehen.
Wo du Rollen einstellst
Die Rolle einer Person änderst du in ihrer Akte, Tab „Person & Zugehörigkeit", Karte „Rolle", mit dem Button „Rolle ändern". Darüber steht der Kasten „Firmenrolle" mit „Firmenrolle ändern".
Beim Anlegen einer Person wählst du die Rolle im Dialog, und im Import steht sie in der Spalte „rolle". Hakst du in der Nutzerliste mehrere Personen an, setzt „Rolle setzen" die Rolle für alle auf einmal. Rollen und Firmenrollen vergibt nur ein Administrator ohne Einschränkung.
Wenn sich eine Rolle nicht ändern lässt
Mindestens ein Administrator ohne Einschränkung bleibt immer. Wer als Letzter keine Einschränkung hat, verliert seine Rolle nicht, wird nicht gelöscht und bekommt keine einschränkende Firmenrolle; stattdessen erscheint eine Meldung, und nichts ändert sich.
Setz in diesem Fall zuerst eine zweite Person als Administrator ohne Einschränkung ein. Deine eigene Firmenrolle änderst du nie selbst: Brauchst du wieder den ganzen Zugang, stellt ein anderer Administrator ohne Einschränkung in deiner Akte „Keine Firmenrolle" ein.