Deine Daten exportieren
Am Ende hast du eine JSON-Datei mit allem, was in deiner Akademie steht, dazu ein Verzeichnis der Dateien in deinem Speicher.
Einen Export anstoßen
Unter Einstellungen → Datenexport stößt „Export erstellen" den Lauf an. Er läuft im Hintergrund, du kannst die Seite also verlassen und in ein paar Minuten wiederkommen. Ein neuer Export ersetzt keinen alten: Jeder Lauf bekommt seinen eigenen Ordner.
Der Kasten „Letzter Export" zeigt, woran du bist. Er trägt eine Marke mit „läuft", „fertig" oder „fehlgeschlagen", und im fertigen Zustand daneben den Zeitpunkt, die Zahl der Zeilen, die Zahl der Dateien und die Größe. Zum Herunterladen liegen dann zwei Dateien bereit: die JSON mit den Daten und ein LIESMICH, das ausschreibt, was darin steht.
Was mitkommt und was nicht
Drin sind Kurse, Termine, Menschen, Lernstand, Nachweise und Bestellungen, jede Tabelle unter ihrem Namen aus der Datenbank. Vier Dinge sind anders, und sie stehen auch auf der Seite selbst, damit niemand sie erst nach dem Herunterladen erfährt.
Die Videos kommen nicht mit. Sie liegen beim Video-Dienst, eine herunterladbare Fassung ist dort abgeschaltet, und der Export listet sie mit Titel, Kennung, Laufzeit und Auflösung.
Die Dateien stehen als Verzeichnis daneben. Cover, Logos, Anhänge und PDFs bleiben im Speicher; die JSON trägt je Datei den Schlüssel, die Größe und eine Adresse, die nach einiger Zeit abläuft.
Gelöschte Personen bleiben im Zertifikat und auf der Rechnung sichtbar. Beides ist gesetzlicher Nachweis und wird darum nicht anonymisiert.
Geheimnisse sind keine dabei. Kein Passwort, kein Anmeldelink und kein verschlüsselter Zugang zu einem angebundenen Dienst steht im Export.
Auskunft über eine einzelne Person
Die Auskunft nach Art. 15 DSGVO ist ein eigener Weg und nicht Teil des großen Exports. Sie steht in der Akte der Person im Tab Konto, gleich neben dem Löschen; von der Export-Seite führt ein Button in die Nutzerverwaltung.
Was beim Löschen einer Person geschieht
Gelöscht heißt in konerio anonymisiert. Der Name wird zu „Gelöschter Nutzer", die E-Mail-Adresse zu einem Platzhalter, der keine Post empfangen kann, und Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer und Personalnummer verschwinden. Passwort, laufende Sitzungen und noch nicht benutzte Anmeldelinks sind danach tot.
Die Zeilen zum Lernstand bleiben stehen, aber ohne Personenbezug. Damit stimmen deine Auswertungen weiter, ohne dass jemand darin noch erkennbar ist. In der Teilnehmerliste stehen diese Konten nicht mehr im Weg: Der Filter „Status" zeigt vorgabegemäß „Aktiv und eingeladen", und über „Nur gelöschte" oder „Alle, auch gelöschte" holst du sie zurück ins Bild.
Löschen ist nicht Verschwinden. Ausgestellte Zertifikate und die Rechnungsdaten einer Bestellung bleiben unverändert, mit Namen: Ein Zertifikat ist ein Nachweis, und § 132 BAO verlangt die Aufbewahrung der Rechnungen über sieben Jahre. Das ist so gewollt und kein Fehler.
Sag es der Person, wenn sie eine vollständige Löschung erwartet, und nenn ihr den Grund. Alles andere, was zu ihr gespeichert ist, gibst du ihr vorher über die Auskunft in ihrer Akte heraus.