E-Rechnung ausstellen

E-Rechnung verstehen

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das Buchhaltungsprogramme ohne Abtippen einlesen. Mit aktivierter E-Rechnung fügt konerio die Datei factur-x.xml im Format ZUGFeRD nach der europäischen Norm EN 16931 in das PDF von Rechnungen an Käufer mit Firma und ihren Gutschriften ein.

ZUGFeRD ist ein deutsch-französischer Standard, in Frankreich heißt er Factur-X. Das PDF bleibt für Menschen lesbar, die eingefügte XML-Datei enthält dieselben Angaben für das Buchhaltungsprogramm des Käufers.

Pflicht zur E-Rechnung prüfen

Deutschland

• Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind, sind als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

• Übergang: Bis 31.12.2026 ist statt der E-Rechnung noch eine Rechnung auf Papier oder in einem sonstigen Format zulässig, bis 31.12.2027 bei einem Gesamtumsatz im Vorjahr von höchstens 800.000 Euro. Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle (§ 27 Abs. 38 UStG).

• Ausnahmen: Keine Pflicht besteht für Rechnungen an Privatpersonen, über steuerfreie Bildungsleistungen nach § 4 Nr. 21 UStG, bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und von Kleinunternehmern (§ 34a Satz 4 UStDV). An Privatpersonen und über steuerfreie Bildungsleistungen ist eine E-Rechnung nur mit Einverständnis des Empfängers zulässig (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Österreich

• Für Rechnungen an Unternehmen besteht keine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026).

• Rechnungen an den Bund sind über das Unternehmensserviceportal oder PEPPOL einzureichen. Die Einreichung dort erfolgt außerhalb von konerio.

Ob deine Akademie die E-Rechnung aktiviert, klärst du mit deiner Steuerberatung.

E-Rechnung aktivieren

• Öffne Einstellungen → Zahlung & Buchhaltung → Buchhaltung.

• Klicke im Abschnitt E-Rechnung (ZUGFeRD) auf Aktivieren.

• Klicke im Modal „E-Rechnung aktivieren?“ auf Aktivieren.

Nach dem Aktivieren wird im Abschnitt E-Rechnung (ZUGFeRD) das Badge „Aktiviert“ angezeigt. Deaktivieren mit Bestätigung im Modal schaltet die E-Rechnung wieder aus.

Voraussetzungen

• Paket: Die E-Rechnung ist ab Paket Plus enthalten, mit dem Kursverkauf.

• Vorgabe: Die E-Rechnung ist standardmäßig deaktiviert.

• Unabhängig von DATEV und BMD: Aktivieren und Deaktivieren wirken sofort, getrennt vom Formular für DATEV und BMD.

Fehlende Angaben ergänzen

Das XML braucht diese Angaben des Ausstellers aus dem Unternehmensprofil, Gruppe Aussteller:

• Land: Österreich oder Deutschland, gespeichert oder aus der Akademie-Sprache vorausgewählt.

• Anschrift: Straße und Hausnummer, PLZ und Ort in den einzelnen Feldern.

• USt-IdNr.: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit Länderkürzel, z. B. ATU12345678. Die Steuernummer allein reicht für das XML nicht aus.

Anzeige am Schalter

• Fehlende Angaben werden im Abschnitt E-Rechnung (ZUGFeRD) angezeigt, jede mit Link ins Unternehmensprofil.

• Die E-Rechnung lässt sich auch mit fehlenden Angaben aktivieren. Das XML erhalten Belege, die mit vollständigen Angaben ausgestellt werden.

Belege ohne XML

• Käufer ohne Firma: Rechnungen an Käufer ohne Firma in der Rechnungsadresse bleiben ein PDF ohne XML, ebenso ihre Gutschriften.

• Steuerfreie Bildungsleistungen: Rechnungen mit 0 % Umsatzsteuer in allen Positionen und dem Grund der Steuerbefreiung „Bildungsleistung“ zum Zeitpunkt der Ausstellung bleiben ein PDF ohne XML, ebenso ihre Gutschriften.

• Fehlende Angaben: Belege, die ohne vollständige Angaben des Ausstellers ausgestellt werden, bleiben ein PDF ohne XML.

• Käufer ohne Land: Ohne Land in der Rechnungsadresse des Käufers bleibt die Rechnung ein PDF ohne XML.

• Käufer mit USt-IdNr.: Eine Nummer ohne Länderkürzel verhindert das XML, z. B. 123456789 statt DE123456789.

• Testkauf: Rechnungen aus Testkäufen erhalten kein XML.

Belege mit XML

• Umsatzsteuer und Kleinunternehmer: Rechnungen mit Umsatzsteuer in mindestens einer Position und Rechnungen mit dem Grund der Steuerbefreiung „Kleinunternehmer“ erhalten das XML, sofern keine der Regeln unter „Belege ohne XML“ zutrifft.

Belege mit XML prüfen

• Im PDF ist die Datei factur-x.xml als Anhang enthalten.

• PDF-Programme zeigen die Datei in der Liste der Anhänge.

• Eine Gutschrift enthält das XML mit der Rechnungsnummer der zurückgenommenen Rechnung als Bezug.

Geltung für Rechnung und Gutschrift

• Ab dem Aktivieren: Für Rechnungen, die danach ausgestellt werden, gelten die Regeln unter „Belege ohne XML“ und „Belege mit XML“.

• Vorher ausgestellt: Eine Rechnung behält ihre Fassung ohne XML, auch die Fassung nach dem Zahlungseingang.

• Nach dem Deaktivieren: Ausgestellte E-Rechnungen behalten ihr XML, auch in der Fassung nach dem Zahlungseingang. Neu ausgestellte Rechnungen sind ein PDF ohne XML.

• Gutschrift: Die Gutschrift hat die Form ihrer Rechnung: zu einer E-Rechnung mit XML, zu einer Rechnung ohne XML als PDF ohne XML.