Wann eine Rechnungsnummer entsteht
Am Ende weißt du, welcher Kauf welche Nummer trägt und warum sie erst mit der Zahlung entsteht.
Eine Nummer je bezahltem Kauf
Jeder Kauf, der Geld kostet, bekommt eine Rechnung, gleich ob mit Karte oder auf Rechnung bezahlt wurde und ob der Käufer vorher ein Konto hatte. Die Nummer lautet auf Jahr und laufende Zahl, zum Beispiel 2026-0007, und sie zählt je Akademie und je Kalenderjahr lückenlos weiter. Am 1. Jänner beginnt der Kreis wieder bei eins.
Deine Nummern sind deine eigenen. Eine zweite Akademie auf konerio zählt getrennt, und keine andere Akademie sieht deine.
Der Zeitpunkt hängt am Zahlweg
Bei einem Rechnungskauf entsteht die Nummer sofort mit der Bestellung, denn der Käufer braucht die Rechnung, um sie bezahlen zu können. Bei einer Kartenzahlung entsteht sie erst, wenn die Zahlung bestätigt ist.
Das ist kein Zufall, sondern der Grund, warum der Kreis lückenlos bleibt: Ein abgebrochener Kartenkauf verbraucht keine Nummer. Bekäme er eine, stünde in deiner Buchhaltung eine Rechnung ohne Umsatz, und du müsstest sie erklären.
Wo du sie findest
Die Nummer steht in der Zeile des Kaufs unter Bestellungen, und über die Zeile öffnest du das Rechnungs-PDF. Der Käufer bekommt dieselbe Rechnung per E-Mail und findet sie danach jederzeit in seinem Konto.
Damit auf der Rechnung ein gültiger Aussteller steht, müssen Name und Anschrift unter Unternehmen hinterlegt sein.
Was dein Käufer bekommt
Sobald die Zahlung bestätigt ist, schickt konerio dem Käufer eine E-Mail mit Rechnungsnummer und Betrag, und die Rechnung hängt als PDF an dieser Mail. Dieselbe Rechnung liegt zusätzlich in seinem Konto unter „Mein Konto" im Abschnitt „Rechnungen", weil ein Anhang beim Weiterleiten verloren gehen kann.
Fragt dich jemand nach seiner Rechnung, schick ihn dorthin. Dort stehen alle seine Belege, die bezahlten ebenso wie die offenen, und jeder lässt sich als PDF herunterladen.
Was sich nicht mehr ändert
Eine ausgestellte Rechnung bleibt, wie sie ist. Benennst du einen Kurs später um oder gibst ihm eine andere Kurskennung, trägt der alte Beleg weiterhin den Namen vom Kauftag; nur neue Käufe bekommen den neuen. Das ist Absicht und kein Fehler, denn ein Beleg muss den Stand von damals zeigen.
Eine Nummer lässt sich auch nicht nachträglich vergeben, streichen oder ändern. Käufe, die vor der Einführung dieser Regel ohne Nummer geblieben sind, bleiben ohne. Wenn eine Rechnung falsch ist, wende dich an uns, statt etwas von Hand zu ändern.