Rechnungsnummern einrichten
Du legst das Muster für Rechnungsnummern fest und kennst den Zeitpunkt ihrer Vergabe.
Vergabe der Rechnungsnummer verstehen
Jeder kostenpflichtige Kauf erhält eine Rechnung. Ohne eigene Einstellung besteht die Nummer aus Jahr und laufender Zahl, z. B. 2026-0007.
Laufende Zahl
Die laufende Zahl wird je Akademie und je Kalenderjahr lückenlos fortgeführt.
Mit einem neuen Kalenderjahr beginnt sie wieder bei eins.
Zeitpunkt der Vergabe
Bei Rechnungskäufen entsteht die Rechnungsnummer mit der Bestellung.
Bei Käufen über Stripe entsteht sie erst nach bestätigter Zahlung. Abgebrochene Käufe über Stripe verbrauchen dadurch keine Rechnungsnummer.
Eigenes Muster festlegen
Öffne unter Einstellungen → Unternehmensprofil die Gruppe Rechnungsnummer. Neben dem Feld siehst du die nächste zu vergebende Nummer.
Für das Muster gibt es drei Bausteine.
{jahr} fügt das vierstellige Jahr der Ausstellung ein.
{monat} fügt den zweistelligen Monat der Ausstellung ein.
{nr:4} fügt die laufende Nummer vierstellig ein.
Zusätzlich kannst du eigenen Text vor oder nach den Bausteinen verwenden. Aus R{jahr}-{nr:4} wird z. B. R2026-0007, passend für DATEV und BMD.
Das Muster muss das Jahr und die laufende Nummer enthalten, damit die Rechnungsnummern eindeutig bleiben.
Ein neues Muster gilt erst für die nächste Rechnung. Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre bisherige Nummer.
Ist unter Einstellungen → Zahlung & Buchhaltung → Buchhaltung DATEV oder BMD gespeichert, gelten in den Paketen Max und Unlimited zusätzlich die Grenzen dieses Formats.
Änderst du das Muster innerhalb eines Jahres, bestätigst du die Änderung über eine Checkbox. Der Jahrgang hat danach zwei Schreibweisen, die Nummernfolge bleibt lückenlos, und jede Nummer bleibt eindeutig.
Rechnungsnummer finden
Öffne die gewünschte Bestellung unter Bestellungen.
Prüfe dort die Rechnungsnummer in der Bestellung.
Öffne bei Bedarf das zugehörige Rechnungs-PDF.
Der Käufer erhält dieselbe Rechnung per E-Mail. Sie bleibt außerdem im eigenen Konto abrufbar.
Damit ein gültiger Aussteller erscheint, hinterlege Name und Anschrift unter Einstellungen → Unternehmensprofil. Dort ergänzt du auch Land, Straße, PLZ, Ort und Steuernummer für den Beleg.
Leistungsdatum auf der Rechnung
Jede Position einer Rechnung zeigt den Tag oder den Zeitraum der Leistung. Diese Angabe ist eine Pflichtangabe auf Rechnungen (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. d UStG 1994, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG).
Kurs mit Termin: „Leistungszeitraum“ vom ersten bis zum letzten Tag des Termins, bei einem Termin an einem Tag „Leistungsdatum“.
Kurs ohne Termin: „Leistungsdatum“ mit dem Tag der Ausstellung.
Der Wert wird beim Ausstellen der Rechnung gespeichert und bleibt bei einer Verschiebung des Termins erhalten.
Bei Rechnungen vor dem 18.10.2026 wurde der Wert am 19.10.2026 aus dem Termin an diesem Tag nachgetragen. Bei Kursen ohne Termin ist der Wert das Ausstellungsdatum.
Eine Gutschrift zeigt das Leistungsdatum ihrer Rechnung.
Der DATEV-Buchungsstapel enthält das Ende der Leistung als „Leistungsdatum“ und das Belegdatum als „Datum Zuord. Steuerperiode“.
Rechnung für Käufer bereitstellen
Nach bestätigter Zahlung erhält der Käufer eine E-Mail mit Rechnungsnummer und Betrag.
Die Rechnung ist als PDF angehängt.
Sie bleibt zusätzlich im Konto unter „Rechnungen" verfügbar.
Mit aktivierter E-Rechnung enthält das PDF die Datei factur-x.xml nach den Regeln im Artikel E-Rechnung ausstellen.
Ausgestellte Rechnungen nicht verändern
Eine ausgestellte Rechnung behält ihre Kursdaten, ihre Rechnungsnummer und die Angaben des Ausstellers vom Zeitpunkt der Ausstellung. Spätere Änderungen am Kurs oder im Unternehmensprofil wirken nur auf neue Rechnungen.
Eine geänderte Bankverbindung gilt auch für offene Rechnungen.
Rechnungsnummern lassen sich nicht nachträglich vergeben, ändern oder entfernen. Wende dich bei einer falschen Rechnung an konerio.