sevDesk verbinden

Belegübertragung an sevDesk verstehen

sevDesk ist eine Online-Buchhaltungssoftware. Mit der Anbindung überträgt konerio die Rechnungen und Gutschriften deiner Akademie ab einem Stichtag deiner Wahl automatisch als Belege mit PDF in dein sevDesk-Konto.

Der Beleg entsteht in sevDesk als Entwurf mit Belegnummer, Belegdatum, Käufer, Beträgen je Steuersatz und Erlöskonto. Du prüfst und buchst ihn in sevDesk, das manuelle Erfassen der Rechnungen entfällt.

Voraussetzungen prüfen

• Paket: Die Anbindung ist in den Paketen Max und Unlimited enthalten.

• Kleineres Paket: Die Felder sind gesperrt, gespeicherte Angaben bleiben sichtbar, und konerio überträgt keine Belege.

• Berechtigung: Administratoren ohne einschränkende Firmenrolle richten die Anbindung ein.

• sevDesk-Konto: Die Anbindung braucht ein sevDesk-Konto mit API-Zugriff, dem Zugang für verbundene Programme. Den Tarif mit API-Zugriff nennt die Preisübersicht von sevDesk.

• Eigener sevDesk-Benutzer: Empfohlen ist ein eigener sevDesk-Benutzer für konerio mit der Rolle „Administrator“. Löschst du diesen Benutzer in sevDesk, endet der Zugang von konerio, und die Übertragung scheitert.

Zugang hinterlegen

Der API-Token ist der Schlüssel, mit dem konerio Belege in deinem sevDesk-Konto anlegt. Er gehört zu einem Administrator deines sevDesk-Kontos.

• Öffne Einstellungen → Zahlung & Buchhaltung → sevDesk.

• Kopiere den API-Token aus sevDesk in das Feld API-Token.

• Klicke auf Verbindung prüfen.

Nach der Prüfung

• Version: Die Prüfung nennt die Version deiner sevDesk-Buchhaltung, 1.0 oder 2.0.

• Speicherung: konerio hinterlegt den Token erst beim Speichern, verschlüsselt, und zeigt ihn danach nicht mehr an.

• Neuer Token: Ein Token im Feld Neuer API-Token ersetzt beim Speichern den hinterlegten Token.

• Token entfernen: Die Checkbox „Token entfernen“ löscht den hinterlegten Token beim Speichern. Voraussetzung ist die deaktivierte Checkbox „Rechnungen und Gutschriften an sevDesk übertragen“.

Erlöskonto wählen

Das Erlöskonto ist das Konto deiner Buchhaltung für die Einnahmen aus Kursverkäufen. Jeder Beleg aus konerio erhält in sevDesk dieses eine Konto.

• Buchhaltung 1.0: Wähle das Erlöskonto aus der Liste. Die Liste lädt konerio mit Verbindung prüfen aus sevDesk.

• Buchhaltung 2.0: Gib die Kontonummer des Erlöskontos aus sevDesk ein.

• Steuersätze in 2.0: Mit der Buchhaltung 2.0 überträgt konerio nur Belege mit 0 %, 7 % und 19 % Umsatzsteuer.

• Anderer Steuersatz in 2.0: Hat ein kostenpflichtiger Kurs oder ein Beleg ab dem Stichtag einen anderen Steuersatz, speichert konerio die Einstellung mit eingeschalteter Übertragung nicht. Die Meldung an der Checkbox „Rechnungen und Gutschriften an sevDesk übertragen“ nennt die Steuersätze.

Übertragung einschalten

Der Stichtag legt fest, ab welchem Belegdatum konerio überträgt. Rechnungen und Gutschriften mit einem früheren Belegdatum überträgt konerio nicht.

• Aktiviere die Checkbox „Rechnungen und Gutschriften an sevDesk übertragen“.

• Wähle den Stichtag im Kalender.

• Klicke auf Speichern.

Ablauf der Übertragung

• Rechnung: Die Übertragung startet mit der ersten Auslieferung des Rechnungs-PDF, als Anhang der Rechnungsmail oder als Download des Käufers.

• Gutschrift: Die Übertragung startet nach dem Ausstellen der Gutschrift.

• Belegnummer: Der Beleg erhält in sevDesk die Nummer der Rechnung oder Gutschrift mit dem Zusatz „(konerio …)“. Über diesen Zusatz findest du die Belege aus konerio in sevDesk.

• Abgleich: konerio prüft stündlich, ob ein Beleg ab dem Stichtag fehlt, und überträgt ihn.

• Testkäufe: Käufe in der Testumgebung des Zahlungsanbieters Stripe überträgt konerio nicht.

• Ausschalten: Deaktiviere die Checkbox und speichere. konerio überträgt danach keine weiteren Belege, die Belege in sevDesk bleiben bestehen.

Stand je Beleg prüfen

Die Bestellübersicht zeigt im Abschnitt „sevDesk“ den Stand der Übertragung je Rechnung und Gutschrift. Der Abschnitt erscheint bei Bestellungen mit einem Beleg, den konerio für die Übertragung erfasst hat.

• Öffne in der Verwaltung Bestellungen.

• Klicke auf den Käufer für die Bestellübersicht.

Stände

• übertragen: konerio hat den Beleg in deinem sevDesk-Konto angelegt.

• noch nicht übertragen: Die Übertragung steht aus und erfolgt automatisch, bei einer Rechnung nach der ersten Auslieferung des PDF.

• Übertragung unklar: konerio hat den Beleg an sevDesk gesendet, die Bestätigung von sevDesk fehlt.

• nicht übertragen: Die Übertragung ist gescheitert, ausgeschaltet, ohne Stichtag oder im Paket nicht enthalten. Der Satz unter dem Stand nennt den Grund.

• vor dem Stichtag: Das Belegdatum liegt vor dem Stichtag, konerio überträgt den Beleg nicht.

Fehler beheben

Der Satz unter dem Stand nennt den nächsten Schritt.

• Zugang: Bei „Übertragung mit dem gespeicherten sevDesk-Zugang gescheitert“ speicherst du einen neuen Token oder ein anderes Erlöskonto. konerio überträgt die betroffenen Belege danach automatisch mit dem Abgleich.

• Steuersatz: Bei „Steuersatz in sevDesk Buchhaltung 2.0 nicht übertragbar“ prüfst du den Steuersatz am Kurs.

• Vorübergehender Fehler: konerio wiederholt die Übertragung automatisch, ohne weiteren Schritt von dir.

• Prüfung in sevDesk: Bei „Übertragung nicht bestätigt“ und bei einem mehrfach gefundenen Beleg prüfst du den Beleg in sevDesk.

• Manuelle Erfassung: Bei „Erste Fassung des Rechnungs-PDF nicht gespeichert“ erfasst du den Beleg in sevDesk manuell.

• Support: Bei „konerio-Support kontaktieren“ wendest du dich mit der Nummer des Belegs an konerio.